ניהול ארכיון מסודר הוא מטלה שכל בעל עסק חייב לבצע, אז למה לא לשדרג אותה ברמה שתחסוך לכם זמן יקר ותפחית דאגות?
אם יש דבר אחד שכל בעל עסק לומד די מהר הוא העובדה שנוסף לתחומים שרלוונטיים ישירות לעסק שלו, יהיה עליו להפוך גם לסוג של רואה חשבון. בעלי עסקים מחויבים ללמוד כבר מהיום כל מה שקשור להוצאת חשבוניות וניהול ספרים נכון, והידע הזה הוא הבסיס למניעת טעויות, הפחתת כאבי ראש וחסכון של זמן יקר. אלא שנוסף למידע החדש שמצטבר מדי יום, הם נאלצים גם להתמודד עם ניירת ישנה בדמות ארכיון של כל עותקי החשבוניות והקבלות שכבר הוציאו, נוסף לניירת שקשורה לספקים עמם עבדו.
ארכיון חשבוניות דיגיטלי: כל מה שרציתם לדעת
הקלסרים הגדולים, הניילוניות העמוסות והבלגן שכולנו זוכרים מפעם, התחלפו בשנים האחרונות בפתרון הרבה יותר פשוט. במקום לפתוח עוד קלסר ולחפש אחר מקום אחסון נוסף, יותר ויותר בעלי עסקים פנו אל ניהול ארכיון דיגיטלי שפותר עבורם את הבעיה. כי אם רובנו כבר עברנו מיומני הנייר העסקיים אל יומן ממוחשב, נוח ומהיר, למה לא לעשות את זה גם עם הניירת של העסק?
ניהול ארכיון דיגיטלי יכול לכלול את כל הניירת שקשורה לעסק שלכם. ארכיון חשבוניות דיגיטלי, תיקי לקוח וכל מסמך רלוונטי אחר שעד היום הייתם צריכים לאחסן ולתייק בצד. המשמעות היא שתוכלו לסרוק כל מסמך שיש בידיכם עותק קשיח שלו, ליצור דוחות של מסמכים נחוצים, לנהל את המידע על לקוחות בקלות, לשלוף מידע חדש בלי להתאמץ, לשלוח מסמכים במייל וכדומה.
האם ניהול ארכיון דיגיטלי מתאים גם לעסק שלי?
בקצרה – הוא מתאים לכולם. ניהול ארכיון דיגיטלי חוסך לכם שטח אחסון, מפשט את תהליך החיפוש אחר מידע ישן ומונע בזבוז זמן. בנוסף, הוא חוסך נייר והתעסקות עם מקרים בהם מסמך המקור אבד. ארכיון חשבוניות דיגיטלי מאפשר לכם גם לקצר תהליכים מול רואה החשבון ומול גורמים ממשלתיים, מפני שתוכלו פשוט לשלוח להם את כל המסמכים הנחוצים ולהעלות מסמכים קודמים תוך רגע. הדו"ח שנתי מגיע? כבר אין לכם סיבה להילחץ.
יתרון נוסף של ארכיון חשבוניות דיגיטלי הוא בעובדה שתוכלו לגשת אל המסמכים שלכם מכל מקום או להעניק הרשאת גישה לגורמים רלוונטיים. חשוב כמובן לבחור ארכיון חשבוניות דיגיטלי מאובטח, שהגישה אליו מותרת רק באמצעות סיסמאות. ואם אתם זקוקים שעובד ישלוף או יאחסן מידע כזה או אחר, כבר לא צריך הסברים ארוכים, תיוק ממושך ועבודה מיותרת. בנוסף, אין צורך לבזבז זמן על גריסת מסמכים שעשו את שלהם. הכול נעשה בקלות, בלחיצת כפתור פשוטה ובתהליך שאין ידידותי ממנו. עדיין לא עברתם אל ניהול ארכיון דיגיטלי? עכשיו הזמן לשדרג את העסק הכירו את סקנבוקס .
